QR-Rechnung ab Juni 2020 - Was Sie tun müssen

Ab 30. Juni 2020 kommen die ersten QR-Rechnungen in Umlauf. Für Aussteller und Empfänger von Rechnungen beginnen nun die nötigen Anpassungen bei ihrer Hard- und Software.

QR-Rechnung: Das müssen Sie wissen

Daten von Hand erfassen - dank digitaler Technologie gehört das immer mehr Vergangenheit an. Dies gilt auch für das Bezahlen von Rechnungen.

• Ab Mitte Jahr werden die heutigen Einzahlungsscheine durch die QR-Rechnung abgelöst.
  
• Im QR-Code sind alle Rechnungs- und Zahlungsinformationen enthalten. So vereinfacht die QR-Rechnung für beide Seiten den Debitoren- und Kreditorenprozess.
  
• Für den Rechnungssteller verbessert sich die Effizienz beim Verwalten seiner Debitoren, z.B. weil er jederzeit den vollen Überblick über Zahlungseingänge oder -ausstände hat.
  
• Beim Rechnungsempfänger wiederum lassen sich via QR-Code sämtliche Informationen digital einlesen. Die manuelle Erfassung von Rechnungsangaben oder Zahlungsinformationen (IBAN, Referenznummern, Rechnungsbetrag) entfällt. Indem man den QR-Code scannt, gelangen alle wichtigen Informationen in den digitalen Arbeitsprozess und werden automatisch mit weiteren Daten (z.B. Kunden-, Lieferantendaten) verknüpft, die im System bereits hinterlegt sind.

QR-Rechnung bezahlen

Alle Rechnungsempfänger - ob Firma oder Privatperson - sollten ab dem 30. Juni QR-Rechnungen bezahlen können.

Es wird jedoch weiterhin möglich sein, auch QR-Rechnungen über E-Banklng durch Eingabe der IBAN-Nummer zu bezahlen.

Möglichkeiten für die Bezahlung mittels QR-Code

• Elektronisches Einlesen und Verarbeiten in der Kreditorenbuchhaltung beziehungsweise in der Business-Software-Lösung (ERP).
• Via Mobile-Banking: Mobile-Banking-App auf dem Smartphone öffnen, QR-Code Scannen, z.B. mit Smartphone oder einem Belegleser, und Zahlung auslösen.
• Via E-Banking: E-Banking-Applikation öffnen, QR-Code scannen und Zahlung auslösen.
• Per Post: Die QR-Rechnun funktioniert zudem wie ein Einzahlungsschein (mit Zahlteil und Empfangsschein), der am Postschalter einbezahlt oder per Zahlungsauftrag im Kurvert an die Bank geschickt werden kann.

QR-Rechnung ausstellen

Unternehmen, die sich noch nicht mit der Umstellung befasst haben, sollten ihre Bank und ihren IT-Partner kontaktieren.

Nur so sind sie in der Lage, QR-Rechnungen zu erstellen und zu versenden.

• Einerseits gilt es die Fakturierungs- oder Debitorensysteme anzupassen.
  
• Andrerseits braucht es bei der Hardware die nötige Ausrüstung, etwa ein elektronisches Lesegerät oder eine Scanningplattform.
  

Wie umfangreich und zeitintensiv der Anpassungsbedarf ist, hängt von der Art und Qualität der vorhandenen Hard- und Softwareinfrastruktur ab.

Was ändert sich bei den Einzahlungsscheinen?

Roter Einzahlungsschein

• Wer bisher die neutralen (roten) Einzahlungsscheine verwendet hat, erhält von der Bank einen neutralen Einzahlungsschein, welcher mit einem QR-Code versehen ist.
  
• Auf diesem Einzahlungsschein kann weiterhin manuell (handschriftlich oder bedruckt) der Rechnungsempfänger und der Rechnungsbetrag eingesetzt werden.
  

Bitte beachten beim Zahlungszweck:

• Nicht mehr handschriftlich ergänzt werden kann der Zahlungszweck (z. B. eine Rechnungs- oder Auftragsnummer).
  
• Der Zahlungszweck kann falls gewünscht jedoch eingedruckt werden.
  

Oranger Einzahlungsschein

• QRIBAN: Die bisherige ESR-Teilnehmernummer wird durch eine neue QR-IBAN ersetzt. Diese QRIBAN wird Ihnen von der Bank mitgeteilt.
  
• Die bisherige Referenznummer kann weiterhin verwendet werden und findet neu ihren Platz im Feld «Zahlungszweck ». Dem Rechnungssteiler wird die Referenznummer beim Zahlungseingang weiterhin mitgeteilt, damit er die Zahlungen mit seinen offenen Rechnungen abgleichen kann.

Quelle: Up/Date April 2020